Im Fuhrpark gibt es zahlreiche wiederkehrende Aufgaben, die Zeit kosten und leicht in Vergessenheit geraten können. Genau hier unterstützt Sie der Workflowmanager von FleetOffice365. Er übernimmt viele Routineprozesse automatisch und sorgt dafür, dass wichtige Termine und Informationen immer im Blick bleiben.
Ob Terminerinnerungen, aktuelle Kilometerstände, saisonale Reifenwechsel oder auslaufende Leasingverträge – der Workflowmanager erinnert die richtigen Personen automatisch und nimmt Ihnen einen großen Teil der täglichen Verwaltungsarbeit ab. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Schnell eingerichtet – sofort einsatzbereit
Die Einrichtung des Workflowmanagers ist unkompliziert. Voraussetzung ist lediglich, dass bei Ihren Fahrzeugnutzern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Anschließend legen Sie selbst fest, über welche Termine, Fristen oder Aufgaben Ihre Mitarbeiter informiert werden sollen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie direkt in FleetOffice365 unter „Workflow einrichten“. Nach der Konfiguration startet der Workflowmanager automatisch mit dem Programm und arbeitet im Hintergrund zuverlässig für Sie.
Automatische Rückmeldungen ohne zusätzlichen Aufwand
Ein besonders praktisches Beispiel ist die Erfassung von Kilometerständen. Liegt für ein Fahrzeug kein aktueller Kilometerstand vor, versendet FleetOffice365 automatisch eine E-Mail an den zuständigen Fahrzeugnutzer.
Über einen Link gelangt dieser direkt zu einem Webformular, trägt den aktuellen Kilometerstand ein und sendet ihn mit einem Klick ab. Die Daten werden anschließend automatisch von FleetOffice365 übernommen und verarbeitet – ganz ohne manuelle Nacharbeit.
Dabei werden keine personenbezogenen Daten übertragen. Gleichzeitig prüft die Software die Plausibilität der übermittelten Kilometerstände und hilft so, fehlerhafte Eingaben frühzeitig zu erkennen.
Mehr als nur Kilometerstände
Der Workflowmanager kann weit mehr als Kilometerstände abfragen. Auch wichtige Termine und Fristen lassen sich zuverlässig überwachen und automatisch kommunizieren. Dazu gehören beispielsweise:
- Hauptuntersuchungen (HU)
- Führerscheinkontrollen
- Fahrerkarten
- Reifenwechsel
- Leasing- und Vertragslaufzeiten
- Individuelle Erinnerungen und Aufgaben
Sie entscheiden selbst, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Der Workflowmanager übernimmt den Rest.
Für wen ist der Workflowmanager verfügbar?
Der Workflowmanager steht allen Kunden mit einem gültigen Wartungsservice ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Automatisierung und reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand in Ihrem Fuhrpark – zuverlässig, komfortabel und effizient.