Einen Fuhrpark zu verwalten ist mitunter keine einfache Sache und kann sehr zeit- und nervenaufreibend sein. Insbesondere dann, wenn man versucht das Ganze mit ungeeigneten Softwarelösungen, wie Excel-Tabellen in den Griff zu bekommen.
Schon kleine alltägliche Aufgabenstellungen, können eine Fuhrparkverwaltung vor gehörige Probleme stellen. Da reicht oft schon ein Fahrerwechsel in der Vergangenheit, der nicht richtig dokumentiert wurde. Spätestens dann, wenn ein Bußgeldbescheid ins Haus flattert und man diesen nicht mehr richtig zuordnen kann, fängt die Suche an.
Überblick gewinnen – Probleme bei der Fuhrparkverwaltung vermeiden
Eine gute Softwarelösung sorgt nicht nur für mehr Übersicht, sondern ist auch in der Lage Dinge zu vereinfachen und zu automatisieren. Das fängt bei der Führerscheinkontrolle an, und hört bei banalen Dingen wie korrekte und aktuelle km-Stände lange nicht auf. Dabei muss eine solche Software nicht einmal ein Vermögen kosten, wie Fleet³OfficePro beweist.
Fleet³OfficePro gehört nicht umsonst zu den beliebtesten und besten Softwarelösungen zur Fuhrparkverwaltung am Markt. Viele alltägliche Dinge, wie die Terminüberwachung, Sommer/Winterreifenwechsel, Kilometerstandkontrolle, Führerscheinkontrolle oder Leasingablauf lassen sich mit Fleet³OfficePro automatisieren und laufen im Hintergrund ab. Das erleichtert Ihnen nicht nur Ihre Arbeit, sondern Sie vergessen auch keine wichtigen Dinge. Hinzu kommen die vielfältigen integrierten Funktionen die Ihren Fuhrparkalltag erheblich vereinfachen und übersichtlicher machen.
Wenn man sich die Aufgabenbereiche eines Fuhrparkmanagers etwas genauer anschaut, wird einem schnell klar, dass dies eigentlich nicht mit herkömmlichen Excel-Tabellen zu bewerkstelligen sind. Schauen wir uns hier zur Verdeutlichung einmal die Aufgabenbereiche einer Fuhrparkverwaltung etwas näher an:
Hauptaufgaben Fuhrparkmanager
(Halterhaftung / Verkehrssicherheit)
- Führerscheinkontrolle
- Hauptuntersuchungen
- UVV-Prüfungen
- sonstige Terminkontrollen
- Fahrzeugwartungen (Fahrzeuge müssen immer in einem technisch einwandfreien Zustand sein)
Weitere wichtige Aufgaben eines Fuhrparkmanagers
- Führen einer Fahrzeugakte/Fahrerakte
- Rechnungskontrolle
- Bußgeldbescheide
- Tankkartenverwaltung
- Kraftstoffverbräuche
- Kostenkontrolle
- Laufleistungsüberwachung
- Schadenabwicklung
- Vertragsverwaltung (Versicherung/Leasing)
- Poolfahrzeugverwaltung
- Kommunikation mit den Fahrzeugnutzern
- Fahrzeugbeschaffung/evtl. Verkauf
- Reparaturabwicklung
- Reifenmanagement (Sommer/Winter)
- Fuhrparkanalyse
Abhängigkeiten vermeiden – Qualität der Fuhrparkverwaltung erhöhen
Die Nutzung der Softwarelösungen von Leasinganbietern ist nicht immer optimal und hilft Ihnen in der Regel nur begrenzt weiter. Denn sobald Sie mehrere Leasinganbieter im Boot haben, wird die Zusammenführung der Daten recht schwierig. Und Sie benötigen meist wiederum Hilfsmittel, um zu wissen, bei wem nun welches Fahrzeug geleast wurde.
Weiterhin sind Sie abhängig davon, wie schnell der Leasinganbieter auf Datenänderungen reagiert und auf die Datenqualität haben Sie meist auch keinen direkten Einfluß. Gerade die Datenqualität ist aber die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Falsch hinterlegte Kilometerstände können beispielsweise Ihr ganzes Controlling zu Nichte machen.
Hierzu zwei kleine Beispiele:
Zu niedrige Laufleistungen suggerieren Ihnen bei Kilometerverträgen, dass Sie keine hohen Nachzahlungen bei Vertragsende zu erwarten haben.
Zu hohe Laufleistungen hingegen, täuschen Ihnen einen zu niedrigen Kraftstoffverbrauch vor.
Und falls Sie dann irgendwann mal nicht mehr Kunde des Leasinganbieters sind, laufen Sie Gefahr Ihre dort erfaßten Daten zu verlieren.
Wenn Sie eine Fuhrparksoftware einsetzen, die Sie unabhängig von Ihren externen Dienstleistern macht, haben Sie viel gewonnen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Arbeit, sondern versorgt Sie auch mit Zahlen auf die Sie sich verlassen können.