Es gibt vermutlich kaum ein Unternehmen, welches ohne Excel in der Fuhrparkverwaltung auskommt. Und das ist auch gut so. Denn die meisten Mitarbeiter sind mit Excel vertraut und Excel ist auch sehr flexibel einsetzbar. Wichtig ist allerdings, dass man die Excel-Tabellen richtig einsetzt. Und das ist wiederum oft ein Problem. Denn durch die hohe Flexibilität wird Excel gerne auch für Dinge genutzt, für die es eigentlich gar nicht so gut geeignet ist.
Excel und die Fuhrparkverwaltung
Generell eignen sich Excel Tabellen vorwiegend für Kalkulationen und Analysen. Aber manchmal werden Excel-Tabellen auch gerne für das Pflegen von Listen eingesetzt. Sofern es sich dabei um echte Stammdaten und keine Bewegungsdaten handelt, kann Excel durchaus eine Option sein. Leider ist es so, dass selbst eine einfache Fahrzeugliste schnell zu einer Liste aus Bewegungsdaten mutiert. Denken Sie hierbei nur mal an einen Fahrerwechsel oder an die sich stetig ändernden km-Stände. Natürlich kann man nun einfach die entsprechende Zelle überschreiben, aber dann wissen Sie nie, wann der Fahrerwechsel stattgefunden hat oder welcher Fahrer überschrieben wurde. Es sei denn Sie legen dann dafür wiederum eine Tabelle an.
Datenchaos durch fehlende Plausibilitätskontrollen
Aber nicht nur Bewegungsdaten können zum Problem in Excel-Tabellen werden. Oft führen fehlende Plausibilitätskontrollen zu einem Datenchaos. Gerade bei größeren Fahrzeugbeständen geht schnell der Überblick verloren. So ist es keine Seltenheit, das ein Fahrzeug plötzlich mehrmals in der Tabelle steht, oder ein Dienstwagenfahrer versehentlich mehreren verschiedenen Fahrzeugen zugeordnet wurde.
Flexibilität und Ihre Nachteile
Hinzukommt dann noch, dass man die Zellen in Excel frei beschriften kann. Ein Datumsfeld wird dann schnell zu einem Text- oder Zahlenfeld. Eine Mischung aus Text, Zahlen und Datumsfelder in einer Spalte macht eine spätere Analyse schnell zum Problem. Die Flexibilität von Excel ist hierbei nicht immer von Vorteil.
Und je größer der Umfang der Excel-Tabellen wird, desto schwieriger wird die korrekte Datenhaltung. Eine Fuhrparkverwaltung besteht aus so vielen Bausteinen, die jede Excel-Tabelle schnell zu einer unübersichtlichen Zahlenwüste machen. Um nicht ganz den Überblick zu verlieren, benötigen Sie dann mehrere Tabellenblätter (Termine, Leasingverträge, Versicherungen, Bußgelder, Fahrerhistorie…).
Es gibt aber noch mehr Nachteile, die vielleicht jeder schon mal erlebt hat. Man überschreibt versehentlich eine Formel. Man löscht aus Unachtsamkeit einen Bezug. All diese Kleinigkeiten führen dazu, dass jede umfangreichere Excel-Tabelle fehleranfällig ist.
Zusammenfassend kann man folgendes feststellen:
Eine Fuhrparkverwaltung mit Excel wird schnell unübersichtlich, ist ineffizient und fehleranfällig.
Für was Excel gut geeignet ist!
Excel ist ein herrvoragendes Analysetool. So lassen sich Zahlenreihen schnell in eine aussagekräftige Analyse verwandeln. Wer sich schon mit Pivot-Tabellen beschäftigt hat, weiß die Leistungsfähigkeit von Excel einzuschätzen. Auch als Zuspieler in eine Fuhrparksoftware ist Excel gut zu gebrauchen. So lassen sich zum Beispiel schnell Rechnungen, Personaldaten und andere Massendaten in eine Fuhrparksoftware integrieren. Und letzendlich ist Excel ein tolles Kalkulationswerkzeug.