Definition
Die Dokumentenverwaltung ist ein Bereich von FleetOffice365 zur strukturierten Ablage und Zuordnung von Dokumenten innerhalb der Fuhrparkverwaltung.
Dokumente können mit den zugehörigen Fahrzeugen, Fahrern oder weiteren Datensätzen verbunden werden. Dadurch werden Dokumente nicht unabhängig von den eigentlichen Fuhrparkdaten verwaltet, sondern stehen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vorgang oder Objekt.
Die Dokumentenverwaltung ergänzt damit die in FleetOffice365 gespeicherten Stamm- und Bewegungsdaten um die dazugehörigen Unterlagen.
Beschreibung
In einem Fuhrpark entstehen unterschiedliche Dokumente, die bestimmten Fahrzeugen, Fahrern oder Vorgängen zugeordnet werden müssen.
FleetOffice365 ermöglicht es, solche Unterlagen innerhalb der vorhandenen Verwaltungsstruktur zu hinterlegen. Dadurch kann beispielsweise ein fahrzeugbezogenes Dokument unmittelbar dem entsprechenden Fahrzeug zugeordnet werden.
Die Zuordnung erleichtert es, Dokumente im Zusammenhang mit den bereits vorhandenen Informationen zu betrachten. Statt Unterlagen ausschließlich über separate Verzeichnisstrukturen zu verwalten, besteht eine Verbindung zwischen dem Dokument und dem dazugehörigen Datensatz in FleetOffice365.
Auf diese Weise können Dokumente Bestandteil der jeweiligen Fahrzeug-, Fahrer- oder Vorgangshistorie werden.
Einsatzgebiet
Die Dokumentenverwaltung wird eingesetzt, wenn Unterlagen aus dem laufenden Fuhrparkbetrieb gemeinsam mit den dazugehörigen Daten verwaltet werden sollen.
Dies betrifft insbesondere Dokumente, die sich eindeutig einem Fahrzeug, einem Fahrer oder einem anderen in FleetOffice365 verwalteten Vorgang zuordnen lassen.
Die Dokumentenverwaltung kann beispielsweise für Fahrzeugunterlagen, Vertragsunterlagen, Rechnungen oder weitere betriebliche Dokumente verwendet werden.
Sie dient damit als Ergänzung zu den jeweiligen Fachbereichen der Software und ermöglicht es, die zu einem Datensatz gehörenden Unterlagen im entsprechenden Zusammenhang zu verwalten.
Wichtige Eigenschaften
- Zentrale Verwaltung fuhrparkbezogener Dokumente
- Zuordnung von Dokumenten zu Fahrzeugen
- Zuordnung von Dokumenten zu Fahrern
- Verbindung von Dokumenten mit den zugehörigen Datensätzen
- Verwaltung unterschiedlicher Dokumentarten
- Einbindung der Dokumente in bestehende Verwaltungsprozesse
- Unterstützung einer strukturierten Dokumentablage
- Zugriff auf Dokumente im Zusammenhang mit Fahrzeug- und Fahrerdaten
- Ergänzung der Fahrzeug- und Fahrerhistorie um zugehörige Unterlagen
- Nutzung der Dokumentenverwaltung in weiteren Bereichen von FleetOffice365
Verwandte Themen
- Was ist FleetOffice365?
- Fahrzeugverwaltung in FleetOffice365
- Fahrerverwaltung in FleetOffice365