Der Umstieg von Excel-Tabellen auf Fleet³OfficePro ist weniger zeitaufwändig als Sie vermutlich denken. Im ersten Schritt geht es darum, Ihre Fahrzeugstammdaten in Fleet³OfficePro anzulegen. Achten Sie hierbei von Anfang an auf eine gute Datenqualität.
Wenn Sie die Daten manuell anlegen wollen, dann unterstützt Sie ein Assistent. Welche Daten Sie hierbei erfassen wollen, liegt dabei ganz bei Ihnen. Es gibt im Grunde genommen nur 2 Pflichtfelder. Einmal das Kennzeichen und einmal das Datum der Erstzulassung. Wenn Sie gleichartige Fahrzeuge haben, dann lassen sich diese auch bequem duplizieren. Öffnen Sie hierzu die Fahrzeugübersicht, markieren dort das zu duplizierende Fahrzeug und betätigen dann die rechte Maustaste. Dort erscheint dann das PopUp-Menü und der Eintrag „Datensatz duplizieren“:
Schneller geht es über unsere Importschnittstellen
Im Grunde genommen lassen sich die wichtigsten Daten aber auch einfach importieren. Entweder über unsere Standardschnittstellen oder aber in dem wir für Sie Ihre Excel-Tabellen entsprechend aufbereiten und in Fleet³OfficePro integrieren. Falls Sie die Standardschnittstelle nutzen wollen, müssen Sie die Daten Ihrer Excel-Tabelle in die Standardvorlage übertragen. Eine Anleitung finden Sie auch hier.
Wenn Sie uns die Aufgabe übertragen wollen, so lassen Sie uns Ihre Excel-Tabellen zukommen. Wir prüfen dann inwieweit sich die Daten integrieren lassen und erstellen Ihnen ein entsprechendes Angebot.
Grundsatzüberlegungen
Vermutlich haben Sie sich Fleet³OfficePro deshalb angeschafft, um ein professionelles Fuhrparkmanagement aufzubauen. Um später das Berichtswesen optimal zu nutzen, sollten Sie sich vorher Gedanken zum Datenaufbau machen. Wichtig sind hierbei die Freifelder 1 bis 5. Diese Freifelder dienen dazu Ihren Fuhrpark detailliert zu strukturieren. Mit Hilfe der Freifelder lassen sich die Reports später entsprechend filtern bzw. gruppieren.
Stellen Sie sich hierbei folgende Fragen:
Was will ich später auswerten?
Wonach sollen die Kosten später selektiert werden?
Sie müssen nicht alle Freifelder von Anfang an belegen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie die entsprechenden Freifelder erst einmal ruhen.
Tipp:
Falls noch nicht geschehen:
Fordern Sie unseren Praxisleitfaden „Fuhrparkanalyse“ an. Dieser 22-seitige Leitfaden erläutert, wie Sie Ihren Fuhrpark professionell analysieren können und worauf Sie achten sollten. Dort wird dann auch auf die Freifelder detaillierter eingegangen.