Ein echtes Fuhrparkmanagement kommt ohne eine effiziente Personalverwaltung nicht aus. Dabei geht es nicht nur um die Erfassung von Adressdaten. Als Fuhrparkmanager müssen Sie beispielsweise jederzeit wissen, wer welches Fahrzeug fährt bzw. gefahren hat. Denn spätestens wenn der erste Bußgeldbescheid auf dem Schreibtisch liegt, müssen Sie in der Lage sein, den Fahrer zum Fahrzeug zuzuordnen. Außerdem sollte eine ordentliche Termin- und Führerscheinverwaltung nicht fehlen, um seinen Halterpflichten nachzukommen.
Fuhrparkprozesse optimieren!
Im Grunde genommen geht es darum, jeden Vorgang eindeutig zu dokumentieren und effizient abzuwickeln. Sei es bei einem Schadensfall, eines Übergabeprotokolles oder bei einer Tankabrechnung. Wenn Sie mit Excel-Tabellen arbeiten oder auf die Daten von Ihrem Leasinggeber zurückgreifen, wird Ihnen dies nur bedingt gelingen. Die Personalverwaltung liegt letzten Endes in Ihrem Verantwortungsbereich. Fehlende Informationen führen in der Regel zu einem hohen Verwaltungsaufwand und müssen unter Umständen zeitraubend nachrecherchiert werden.
Ein weiterer Vorteil, ist die vereinfachte Kommunikation. So sollte jede E-Mail direkt aus dem Programm versendet werden können und als Ereignis protokolliert werden. So können Sie zum Beispiel, alle Fahrzeugnutzer mit offenen Terminen (UVV/TÜV/Führerscheinkontrolle…) auf Knopfdruck per E-Mail anschreiben und entsprechend nachvollzogen werden. Oder Sie bitten den Fahrzeugnutzer per E-Mail oder Brief, um eine Stellungnahme zu einem bestimmten Vorgang (Schadensfall, Bußgeld, Rechnung…)
Wie zeichnet sich eine gute Fahrerverwaltung aus?
- Sie erleichtert Ihnen die Pflichten als Halter nachzukommen.
- Sie wissen jederzeit, wer wann welches Fahrzeug genutzt hat.
- Jeder Vorgang kann eindeutig nachvollzogen werden. (auch von Dritten im Falle einer Vertretungsregelung)
- Sie können direkt aus dem Programm heraus, Ihre Fahrer per E-Mail oder Brief kontaktieren (Bußgelder, Schadensfälle, Rechnungen…)
- Prozesse / Abläufe werden vereinfacht.
- Alle Informationen stehen Ihnen innerhalb weniger Augenblicke zur Verfügung.