Eine Fuhrpark-Software soll helfen, Ordnung in eine Fuhrparkverwaltung zu bringen. Das ist sicher keine neue Erkenntnis. Doch wie sieht es tatsächlich in der Praxis aus? Denn auch eine Fuhrpark-Software kann nur dann wirklich für Ordnung sorgen, wenn die Anwender die Daten korrekt pflegen.

Die Fuhrparkverwaltung in der Praxis

Bei der täglichen Arbeit werden Fuhrparkverantwortliche oft mit mehreren Aufgaben gleichzeitig konfrontiert. Gerade hat man angefangen ein Fahrzeug neu anzulegen und schon klingelt wieder das Telefon. Oder man muss die aktuelle Eingabe abbrechen, weil es gerade woanders Wichtigeres zu tun gibt. Solche Ablenkungen führen gerne dazu, dass man sich verzettelt und die Daten nicht vollständig erfasst. Oder denken Sie an die Urlaubszeit, wenn Aushilfen plötzlich Daten in die Software eingeben sollen. Besonders brisant ist es beispielsweise, wenn vergessen wird, den HU-Termin (umgangssprachlich TÜV) für ein Fahrzeug zu hinterlegen. Letztendlich ist eine Fuhrparkverwaltung immer nur so gut, wie die hinterlegten Daten. Wir haben uns  deshalb auch sehr viele Gedanken darüber gemacht, wie man den Anwendern helfen kann, die Daten möglichst korrekt und vollständig einzugeben.

Der 19-Punkte-Datencheck sorgt für mehr Qualität im Flottenmanagement

Fuhrparksoftware made in Germany

Aus diesem Grund gibt es ab der neuen Version 8.47 einen Datencheck. Dieser zeigt den jeweiligen Mitarbeitern auf, ob irgendwo wichtige Angaben fehlen oder Aufgaben anstehen. Auf Knopfdruck gelangt man dann auch gleich an die richtige Stelle, und kann dann ohne lange Sucherei die fehlenden Daten nachtragen. Zudem zeigt der Datencheck fuhrparkrelevante Infos, wie beispielsweise „ausgelaufene Leasingverträge“ an. Derzeit besteht der Datencheck aus 19 Punkten und trägt hierbei maßgeblich für eine hohe Datenqualität und Fehlervermeidung bei.

Dieser 19 Punkte-Check hilft dann auch Neueinsteigern oder Urlaubsvertretungen. Gerade wenn man nicht stetig mit der Fuhrparkverwaltung zu tun hat, kann es leicht passieren, dass wichtige Eingaben vergessen werden. Weil wir den Datencheck für sehr sinnvoll halten, haben wir diesen direkt im Hauptmenü untergebracht. Wer lieber die alte Ansicht mag, kann auch zu dieser Ansicht wechseln. Unter anderem wird bei diesem Datencheck auch geprüft, ob es noch offene Schadensfälle oder unbearbeitete Rechnungen gibt.

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Neu: FleetOfficePro als SQL-Server-Version

von FleetExpert am 10. Mai 2017

Es ist endlich soweit, die SQL-Variante unserer Fuhrparksoftware FleetOfficePro ist nun offiziell verfügbar. Nach umfangreichen Programmierarbeiten und Tests steht nun auch die SQL-Lösung zur Verwaltung eines Fuhrparks für Sie bereit. Somit haben Neukunden (ab 100 Fahrzeugen) die Wahl zwischen der günstigeren Access-Datenbank und der SQL-Variante. Aber auch Bestandskunden können unter bestimmten Voraussetzungen umsteigen (siehe weiter unten).

Welche Vor- und Nachteile gibt es?
Einer der Vorteile ist der Performancegewinn bei Mehrfachzugriffen und großen Datenbeständen. Zudem gibt es beim SQL-Server quasi keine Beschränkung der Datenbankgröße. Bei Accessdatenbanken beträgt diese 2 GB. Weiterhin ist die Datensicherheit beim SQL-Server höher, da beispielsweise die Datenbank nicht einfach gelöscht werden kann.
Aber wo Licht ist, ist auch Schatten. Die SQL-Version ist aufwändiger zu administrieren. Daher sind die Kosten der SQL-Variante auch höher. Sie benötigen zudem für die SQL-Version die entsprechenden Lizenzen von Microsoft, um den SQL-Server nutzen zu dürfen. Und Sie sollten sich etwas mit dem SQL-Server auskennen.

Wer außer Neukunden, kann auf die SQL-Lösung umsteigen?
Zunächst ist angedacht, dass Bestandskunden mit bestehendem Updateservice und einer Fuhrparkgröße > 100 Fahrzeuge auf die SQL-Variante umsteigen können. Da wir hierbei die Datenbanken migrieren müssen, fallen dafür auch entsprechende Umrüstungszeiten an. Dazu benötigen wir mindestens einen Tag.

Worauf ist zu achten?
Es ist später nicht mehr möglich, von der SQL-Variante auf die Access-Datenbanken umzusteigen. Die SQL-Lösung beansprucht mehr Wartungsaufwand, so dass die Preise für die SQL-Anwendung angepasst werden müssen. Sie benötigen für den Umstieg zudem Lizenzen für den SQL-Server, welcher nicht in unserem Installationspaket enthalten ist. Bevor Sie umsteigen empfehlen wir Ihnen, diese vorher auf einer Testumgebung auszuprobieren.

Wieviel teurer ist die SQL-Version?
Diese Kosten hängen von der Fuhrparkgröße und der Anzahl der Benutzer ab. Bestandskunden (ab 100 Fahrzeuge) mit Updateservice wird der ehemalige Kaufpreis entsprechend gutgeschrieben, so dass Sie keinen Nachteil gegenüber Neukunden haben. Gerne lassen wir Ihnen hierzu ein entsprechendes Angebot zukommen.

Für wen eignet sich die SQL-Variante?
Diese Frage ist schwer zu beantworten, da es auch auf die persönlichen Präferenzen ankommt. Manche Unternehmen möchten von Haus keine Access-Datenbanken. Auch die Fuhrparkgröße sowie die Anzahl Mitarbeiter, welche mit der Software arbeiten sollen, spielt hierbei eine Rolle. Es gibt sehr viele Kunden mit Fuhrparkgrößen weit über 100 Fahrzeugen, die die Access-Version nicht ausreizen.

Anwender mit kleineren Fuhrparks, welche zuvor mit Excel gearbeitet haben, werden nach wie vor sehr gut mit der Access-Variante auskommen.

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Eine gute Fuhrpark-Software muss nicht teuer sein!

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Neu: Fuhrpark-Software „FleetOfficePro (SQL)“

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Lange Zeit haben wir uns überlegt, ob wir den Schritt von einer reinen MS-Access-Lösung zu einer SQL-Serverlösung gehen sollen. Zum einen ist die Administration viel aufwendiger und zum anderen stehen damit auch einige umfangreiche Programmierungen ins Haus. Fuhrparksoftware: FleetOfficePro (SQL) Dennoch … Continue reading

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Nutzen Sie auch die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten Ihres Leasinggebers, um die Fahrzeugkosten, Verträge und Verbräuche auszuwerten? Im Grunde genommen ist das eine feine Sache, denn der Leasinggeber sorgt ja für die ganze Datenerfassung. Sie müssen quasi nur noch auf den Knopf … Continue reading

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